Información legal

Términos y Condiciones de Uso de NuvelLab

Versión: 1.1
Fecha de entrada en vigencia de la primera versión: 7 de octubre de 2026
Última actualización: 21 de octubre de 2026

1. Quiénes somos y aceptación

NuvelLab es un nombre comercial operado por Jhancarlos Lenis Arango, persona natural comerciante, NIT 1006462332-5, propietario del establecimiento de comercio NUVELLAB, matrícula mercantil No. 507035 de la Cámara de Comercio de Villavicencio, con domicilio en Villavicencio, Meta, Colombia.

Estos Términos y Condiciones regulan el uso de NuvelLab por parte de los negocios que contratan el servicio y de las personas que estos autorizan para usar el panel. El negocio los acepta al aprobar la propuesta comercial, al pagar el servicio o al activar su cuenta en el panel, lo que ocurra primero. Quien los acepta en nombre de un negocio declara que tiene facultades para obligarlo.

La aceptación por medios electrónicos tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999.

2. Definiciones

• NuvelLab: el responsable identificado en la sección 1 y la plataforma tecnológica que opera.
• Negocio: la persona natural o jurídica que contrata NuvelLab para atender a sus propios clientes.
• Usuarios del panel: el propietario del negocio y los trabajadores a quienes este les da acceso.
• Clientes del negocio: las personas que escriben al WhatsApp del negocio o cuyas citas se gestionan en la plataforma.
• Asistente: el sistema automatizado con inteligencia artificial que responde el WhatsApp del negocio.
• Panel: la aplicación web de administración disponible en app.nuvellab.cloud.
• Propuesta comercial: el documento o mensaje en el que NuvelLab y el negocio acuerdan el plan, las tarifas, la fecha de inicio y las demás condiciones particulares.

3. El servicio

NuvelLab es un software como servicio que incluye:

• un asistente que responde el WhatsApp del negocio a través de la API oficial de WhatsApp Business, consulta la disponibilidad real y agenda, cancela y reagenda citas;
• el panel, donde el negocio administra sus citas, clientes, servicios, equipo de trabajo, horarios, anticipos y caja diaria;
• avisos en el panel cuando una conversación necesita a una persona del negocio. El negocio sigue viendo y contestando sus chats en su propia aplicación de WhatsApp Business, y mientras alguien del negocio atiende un chat, el asistente deja de responder en ese chat;
• la configuración inicial del negocio y el soporte descrito en la sección 9.

Las funciones disponibles son las que existen en la plataforma en cada momento. NuvelLab puede mejorar, cambiar o retirar funciones, siempre que no elimine sin aviso una función esencial que el negocio tenga contratada en su propuesta comercial.

4. Condiciones comerciales

• Tarifas: el plan, el valor de la puesta en marcha y el valor de la mensualidad se acuerdan en la propuesta comercial de cada negocio. NuvelLab no publica tarifas generales.
• Pago: la mensualidad se paga por anticipado, dentro de los primeros cinco (5) días calendario de cada periodo, por los medios que indique NuvelLab. La puesta en marcha se paga antes de iniciar la configuración.
• Soportes de pago e impuestos: NuvelLab expide los soportes que exija la normativa tributaria aplicable. Cada parte asume los impuestos que le correspondan según la ley.
• Costos de mensajería de Meta: Meta cobra por algunos mensajes de WhatsApp. La propuesta comercial indica si esos costos están incluidos en la mensualidad o si se trasladan al negocio, y en qué condiciones.
• Cambios de tarifa: NuvelLab avisará cualquier cambio en la mensualidad con al menos treinta (30) días calendario de anticipación. Si el negocio no está de acuerdo, puede terminar el servicio antes de que el cambio se aplique, sin penalidad.
• Mora: si la mensualidad no se paga dentro de los diez (10) días calendario siguientes a su vencimiento, NuvelLab puede suspender el servicio después de avisarle al negocio. El servicio se reactiva cuando se pone al día.

5. Puesta en marcha y número de WhatsApp

• Durante la puesta en marcha, NuvelLab configura los servicios, precios, horarios y equipo que entrega el negocio, y conecta su número de WhatsApp a la API oficial de WhatsApp Business. El plazo estimado se informa en la propuesta comercial.
• El número de WhatsApp sigue siendo del negocio. NuvelLab no lo usa para fines propios ni lo retiene al terminar el servicio.
• Las condiciones técnicas de la conexión, como si el número puede seguir usándose en la aplicación de WhatsApp Business, las define Meta. NuvelLab se las explica al negocio antes de conectarlo.
• El uso de WhatsApp también se rige por los términos y políticas de Meta, en especial la Política de WhatsApp Business y la Política de Comercio. Meta puede limitar, restringir o suspender un número por decisión propia; NuvelLab ayudará al negocio a gestionar esas situaciones, pero no las controla.

6. Obligaciones del negocio

El negocio se obliga a:

• entregar información veraz y mantener actualizados en el panel sus servicios, precios, duraciones, horarios, políticas y equipo, porque el asistente responde con esa información;
• revisar su agenda y atender oportunamente las conversaciones que el asistente le pasa;
• verificar personalmente los comprobantes de pago antes de aprobar un anticipo;
• cumplir las normas de protección de datos personales y las obligaciones que le corresponden como Responsable del Tratamiento de los datos de sus clientes y trabajadores (sección 10);
• cumplir los términos y políticas de Meta para WhatsApp;
• dar acceso al panel solo a personas autorizadas, mantener la confidencialidad de sus credenciales e informar de inmediato a NuvelLab cualquier acceso no autorizado;
• pagar oportunamente el servicio.

7. Uso aceptable

El negocio no puede usar NuvelLab para:

• enviar mensajes no solicitados, cadenas o campañas publicitarias masivas;
• ofrecer productos o servicios ilegales o prohibidos por las políticas de Meta;
• registrar datos sensibles innecesarios, como diagnósticos o historias clínicas (ver la sección 5 de la Política de Tratamiento de Datos);
• suplantar a otra persona o negocio, o engañar a los clientes sobre quién les responde;
• intentar acceder a información de otros negocios, vulnerar la seguridad de la plataforma, copiarla, descompilarla o revenderla;
• sobrecargar la plataforma de forma deliberada o automatizada.

El incumplimiento de esta sección permite a NuvelLab suspender el servicio de inmediato cuando el uso ponga en riesgo la plataforma, a otros negocios o el número de WhatsApp, y en los demás casos después de avisarle al negocio.

8. Asistente con inteligencia artificial

• El asistente usa modelos de inteligencia artificial de terceros. Aunque trabaja con la información real del negocio y con reglas que limitan lo que puede hacer, puede equivocarse: entender mal una solicitud, responder de forma incompleta o no resolver una situación poco común.
• Cuando el asistente no puede resolver algo o el cliente lo pide, pasa la conversación a una persona del negocio.
• El asistente no aprueba pagos, no concede descuentos ni devoluciones y no da asesoría médica, legal ni financiera. Esas decisiones siempre son del negocio.
• El negocio debe informar a sus clientes que los atiende un asistente automatizado. NuvelLab incluye ese aviso en el primer mensaje que reciben.
• Si el negocio detecta un error del asistente, debe reportarlo a NuvelLab, que lo revisará y corregirá cuando dependa de la plataforma.

9. Disponibilidad y soporte

• NuvelLab hace esfuerzos razonables para que el servicio esté disponible de forma continua, pero no garantiza que funcione sin interrupciones ni errores.
• El servicio depende de proveedores externos, como Meta (WhatsApp), los proveedores de inteligencia artificial y los de infraestructura indicados en la Política de Tratamiento de Datos. Las fallas de esos proveedores pueden afectar el servicio sin que NuvelLab pueda evitarlo.
• Cuando sea posible, NuvelLab avisará con anticipación los mantenimientos programados.
• El soporte se presta por WhatsApp en días hábiles. Los incidentes que impidan agendar citas tienen prioridad.

10. Datos personales y encargo del tratamiento

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de NuvelLab, que hace parte de estos Términos.

El negocio es el Responsable del Tratamiento de los datos de sus clientes y trabajadores, y NuvelLab actúa como Encargado, por cuenta del negocio. Esta sección constituye el contrato de transmisión de datos personales previsto en el Decreto 1074 de 2015 (que incorpora el Decreto 1377 de 2013). En virtud de ella, NuvelLab se obliga a:

• tratar los datos solo para prestar el servicio y según las instrucciones legítimas del negocio;
• no usarlos para fines propios ni compartirlos con terceros distintos de los proveedores necesarios para prestar el servicio, indicados en la Política de Tratamiento de Datos;
• aplicar las medidas de seguridad descritas en esa política y guardar confidencialidad;
• ayudar al negocio a atender las consultas y reclamos de los titulares;
• informar al negocio cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos;
• al terminar el servicio, permitir que el negocio descargue su información y después eliminarla según los plazos de la Política de Tratamiento de Datos.

Por su parte, el negocio garantiza que cuenta con las autorizaciones necesarias de los titulares y que la información que registra es pertinente y no excesiva.

11. Propiedad intelectual

• El software, el diseño, las marcas y los demás elementos de NuvelLab son de su titular. El negocio recibe una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada al tiempo del servicio.
• La información que el negocio y sus clientes registran en la plataforma (servicios, citas, clientes y demás datos) pertenece al negocio o a sus titulares. NuvelLab no adquiere derechos sobre ella más allá de lo necesario para prestar el servicio.
• NuvelLab puede usar las sugerencias que reciba para mejorar la plataforma, sin que eso genere obligaciones para ninguna de las partes.

12. Confidencialidad

Cada parte mantendrá en reserva la información no pública de la otra que conozca con ocasión del servicio, incluidas las condiciones de la propuesta comercial, y solo la usará para cumplir estos Términos. Esta obligación continúa durante dos (2) años después de terminado el servicio, salvo para los datos personales, que se protegen mientras se conserven.

13. Limitación de responsabilidad

• NuvelLab responde por los daños directos que cause por el incumplimiento de estos Términos.
• NuvelLab no responde por el lucro cesante, la pérdida de clientes o de oportunidades de negocio, ni por los daños causados por información incorrecta registrada por el negocio, por decisiones tomadas sin verificar lo que hizo el asistente, o por fallas o decisiones de Meta y de los demás proveedores externos.
• La responsabilidad total de NuvelLab frente a un negocio no superará el valor que este haya pagado por el servicio en los tres (3) meses anteriores al hecho que la origina.
• Estas limitaciones no aplican cuando el daño se deba a dolo o culpa grave de NuvelLab, ni a los derechos que la ley declare irrenunciables.

14. Suspensión y terminación

• El negocio puede terminar el servicio en cualquier momento, avisándole a NuvelLab por escrito. La terminación surte efecto al final del periodo ya pagado. No hay cláusula de permanencia.
• Los valores pagados por la puesta en marcha y por periodos ya iniciados no se reembolsan, salvo que la terminación se deba a un incumplimiento de NuvelLab.
• NuvelLab puede suspender o terminar el servicio por mora (sección 4), por incumplimiento grave de estos Términos o cuando Meta exija suspender el número, avisándole al negocio salvo en los casos de urgencia de la sección 7.
• Al terminar el servicio, NuvelLab desconecta el asistente del número del negocio y le da treinta (30) días calendario para descargar su información desde el panel. Después la elimina según la Política de Tratamiento de Datos.

15. Modificaciones

NuvelLab puede modificar estos Términos. La versión vigente indicará su número y fecha y estará publicada en https://www.nuvellab.cloud/terminos-y-condiciones (también en https://www.nuvellab.cloud/terminos). Los cambios que afecten derechos u obligaciones del negocio se avisarán con al menos quince (15) días calendario de anticipación por WhatsApp, correo electrónico o el panel. Si el negocio no está de acuerdo, puede terminar el servicio antes de que entren en vigor, sin penalidad.

16. Ley aplicable y solución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de manera directa durante treinta (30) días calendario contados desde que una de ellas se la comunique por escrito a la otra. Si no llegan a un acuerdo, la controversia se someterá a los jueces competentes de Villavicencio, Meta.

17. Contacto

• Correo: nuvellaboficial@gmail.com
• WhatsApp: +57 321 490 5373

La dirección física del responsable está en la sección 1 de la Política de Tratamiento de Datos.