Información legal

Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad de NuvelLab

Versión: 1.2
Fecha de entrada en vigencia de la primera versión: 10 de julio de 2026
Última actualización: 21 de octubre de 2026

1. Identificación del responsable

NuvelLab es un nombre comercial operado por:

• Responsable: Jhancarlos Lenis Arango
• NIT: 1006462332-5
• Establecimiento de comercio: NUVELLAB, matrícula mercantil No. 507035 de la Cámara de Comercio de Villavicencio
• Domicilio: Villavicencio, Meta, Colombia
• Dirección: DIG 6A SUR No. 42-135 PRADO VERDE, Villavicencio, Meta
• Correo para asuntos de privacidad y protección de datos: nuvellaboficial@gmail.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 321 490 5373

Las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales son atendidos directamente por el Responsable a través de los canales indicados en la sección 15.

En esta política, el nombre “NuvelLab” se utiliza para identificar al responsable indicado anteriormente y a la plataforma tecnológica que este opera.

2. Objeto y alcance

Esta política explica cómo se recolectan, usan, almacenan, transmiten, protegen y eliminan los datos personales tratados mediante NuvelLab: el asistente de WhatsApp, el panel de administración de los negocios (app.nuvellab.cloud) y este sitio web.

Aplica a:

1. Propietarios y trabajadores de los negocios que usan NuvelLab.
2. Clientes de los negocios que escriben al asistente de WhatsApp o cuyas citas, pagos o bonos se administran mediante la plataforma.
3. Visitantes de este sitio web y personas que solicitan información o soporte.
4. Proveedores y contactos comerciales de NuvelLab.

La política se adopta conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Decreto 1074 de 2015, la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre tratamiento de datos en sistemas de inteligencia artificial, y las demás normas que las modifiquen o complementen.

3. Roles en el tratamiento de datos

3.1. NuvelLab como responsable

NuvelLab actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos que recolecta directamente para:

• crear y administrar las cuentas de los negocios y de sus usuarios;
• autenticar a los usuarios del panel;
• prestar soporte;
• gestionar la relación comercial y contractual;
• mantener la seguridad de la plataforma;
• atender a quienes escriben a NuvelLab para pedir información o una demostración.

3.2. El negocio como responsable y NuvelLab como encargado

Cada negocio que utiliza NuvelLab decide las finalidades y condiciones bajo las cuales trata los datos de sus propios clientes y de su equipo de trabajo. Por ello:

• el negocio es el Responsable del Tratamiento de los datos de sus clientes y de sus trabajadores;
• NuvelLab actúa como Encargado del Tratamiento, procesando esos datos por cuenta del negocio para operar el asistente, gestionar citas, anticipos, caja y bonos, y prestar las demás funciones contratadas.

El negocio debe:

• informar a sus clientes que utiliza NuvelLab y un asistente automatizado con inteligencia artificial;
• obtener y conservar las autorizaciones que exige la ley, en especial cuando registra clientes directamente desde el panel;
• definir finalidades legítimas y proporcionales;
• atender inicialmente las solicitudes de sus clientes;
• abstenerse de ingresar información excesiva, innecesaria o no autorizada, en particular en campos de texto libre como notas;
• celebrar con NuvelLab el contrato de transmisión de datos personales correspondiente.

NuvelLab colaborará con el negocio para responder las solicitudes de los titulares y cumplir las instrucciones legítimas del Responsable.

3.3. Quién puede ver la información

• Dentro de cada negocio: el negocio ve sus conversaciones de WhatsApp en su propia aplicación de WhatsApp Business, que sigue usando en el celular mientras el asistente atiende el mismo número. Quién tiene acceso a esa aplicación lo decide el negocio. En el panel, el propietario ve toda la información de su negocio y es el único que aprueba o rechaza los comprobantes de pago. Los trabajadores con acceso al panel ven la información de clientes y citas que necesitan para atenderlos y los avisos de los chats que necesitan a una persona (el nombre del cliente y el motivo, nunca los mensajes), y pueden tomar un chat o devolvérselo al asistente; no pueden descargar la base de datos, eliminar clientes ni ver las analíticas.
• Entre negocios: la información de cada negocio está separada de la de los demás; un negocio nunca ve datos de otro.
• Personal de NuvelLab: puede acceder a la información que la plataforma guarda de un negocio, y usar el permiso que el negocio le otorgó sobre su cuenta de WhatsApp Business, únicamente para configurar el servicio, prestar soporte, investigar errores o incidentes de seguridad, o atender una solicitud del negocio o de un titular, y siempre bajo deber de confidencialidad. El personal de NuvelLab no tiene acceso a la aplicación de WhatsApp Business del negocio.

4. Datos personales tratados

Dependiendo de la relación del titular con NuvelLab, pueden tratarse las siguientes categorías:

4.1. Usuarios del panel (propietarios y trabajadores con acceso)

• nombre completo y correo electrónico;
• contraseña, que se guarda únicamente cifrada de forma irreversible;
• rol y negocio al que pertenece;
• fecha y versión de la política aceptada;
• información comercial y de contacto del negocio, y su configuración: servicios, precios, horarios, políticas y datos para recibir pagos;
• datos de la cuenta de WhatsApp Business conectada: los identificadores que Meta asigna al portafolio comercial, a la cuenta y al número; el número de teléfono y el nombre verificado que muestra WhatsApp; el estado de la conexión, y la credencial de acceso que Meta entrega al conectar, que se guarda cifrada;
• avisos que la plataforma muestra en el panel, como un chat que necesita a una persona o un comprobante pendiente de verificar;
• solicitudes de soporte y comunicaciones;
• información contractual, tributaria y de facturación, cuando corresponda.

4.2. Trabajadores de los negocios

• nombre y, si el negocio la agrega, fotografía;
• servicios que presta, horario semanal y turnos;
• ausencias (vacaciones, permisos, incapacidades u otras), con sus fechas y las notas que registre el negocio;
• citas asignadas y ventas registradas a su nombre.

4.3. Clientes atendidos por los negocios

• número de teléfono;
• identificador de usuario de WhatsApp: un código que Meta asigna a cada persona para cada negocio y que envía con cada mensaje. Cuando la persona usa un nombre de usuario de WhatsApp, Meta puede enviar solo este identificador, sin el número de teléfono;
• nombre de usuario de WhatsApp (por ejemplo, @laura.gomez), cuando la persona lo tiene activo y Meta lo envía, o cuando el negocio lo registra en el panel;
• nombre del perfil de WhatsApp y nombre confirmado por el titular;
• correo electrónico, número de cédula y fecha de nacimiento, cuando el cliente los proporciona o el negocio los registra;
• autorización otorgada: fecha, hora, canal, texto del aviso, respuesta del titular e identificador del mensaje;
• mensajes enviados al asistente y sus respuestas, incluida la transcripción en texto de las notas de voz cuando el modelo en uso puede transcribirlas (sección 10);
• mensajes que el cliente y una persona del negocio se cruzan desde la aplicación de WhatsApp Business mientras esa persona atiende el chat, para que el asistente sepa qué pasó cuando retome. Solo se guardan si el cliente ya otorgó su autorización;
• fotografías y notas de voz enviadas por WhatsApp: el archivo se descarga de Meta solo para procesarlo y no se guarda; se conserva únicamente una referencia técnica (el identificador que Meta le asigna y su tipo);
• citas solicitadas, creadas, canceladas o reagendadas: servicio, trabajador, fecha, hora, duración, precio y estado;
• citas recurrentes configuradas por el negocio;
• anticipos y pagos: monto, medio de pago y, cuando el cliente envía un comprobante, la fecha, el banco, el número de referencia y el valor leídos del comprobante;
• bonos de regalo comprados o recibidos: comprador, beneficiario, ocasión, dedicatoria, saldo y uso;
• fecha de última interacción;
• notas internas y etiquetas creadas por el negocio;
• avisos al negocio relacionados con el cliente, con su nombre y el motivo del aviso;
• quién atiende el chat en cada momento (el asistente o una persona del negocio) y hasta cuándo;
• identificadores técnicos de mensajes y metadatos necesarios para evitar duplicados, mantener la seguridad y diagnosticar errores.

Cuando una persona del negocio le escribe primero a alguien desde la aplicación de WhatsApp Business, la plataforma crea un registro con el número de teléfono o el identificador de usuario de esa persona, para que el asistente no intervenga en una conversación que empezó el negocio. El contenido de esos mensajes no se guarda mientras la persona no haya otorgado su autorización.

El nombre visible del perfil de WhatsApp se considera provisional y puede no corresponder al nombre real del titular. El asistente o el negocio podrán solicitar su confirmación antes de actualizar el registro.

4.4. Datos derivados del uso de inteligencia artificial

Para generar respuestas y ejecutar las acciones solicitadas, el sistema procesa:

• el mensaje actual del cliente, incluidas las fotografías que envíe y, cuando el modelo en uso puede escucharlas, sus notas de voz (sección 10);
• los mensajes más recientes de la conversación, incluidos los que una persona del negocio le escribió al cliente desde la aplicación de WhatsApp Business;
• el nombre del cliente, sus citas próximas y sus bonos vigentes;
• servicios, precios, horarios, trabajadores y políticas del negocio;
• resultados de las herramientas consultadas por el asistente;
• métricas técnicas de cada respuesta: modelo utilizado, herramientas invocadas, tiempo de respuesta, consumo y costo, asociadas al cliente pero sin el contenido de los mensajes.

El asistente no recibe el teléfono, el identificador ni el nombre de usuario de WhatsApp, el correo, la cédula ni la fecha de nacimiento del cliente.

4.5. Visitantes de este sitio web

Este sitio no tiene formularios, no usa cookies y no carga herramientas de analítica ni de publicidad. Quien pide información o una demostración lo hace por WhatsApp; en ese caso se tratan su número, su nombre de perfil y los mensajes que envíe, únicamente para atender su solicitud.

4.6. Datos que Meta envía al conectar el WhatsApp de un negocio

Cuando un negocio conecta su número a NuvelLab y sigue usando la aplicación de WhatsApp Business en el celular, NuvelLab le pide a Meta, por una sola vez al terminar la conexión, que sincronice los contactosguardados en esa aplicación (nombre y número).

El motivo es poder seguir reconociendo a los clientes de siempre. Cuando una persona activa un nombre de usuario de WhatsApp, Meta solo incluye su número de teléfono en los mensajes si esa persona escribió al negocio en los últimos treinta (30) días o si está en los contactos del negocio. Por ejemplo, si una clienta que va al spa cada tres meses activa su nombre de usuario, gracias a la sincronización Meta sigue enviando su número y la plataforma la reconoce, en lugar de tratarla como una persona nueva.

Meta envía esos contactos al servidor de NuvelLab, que no los guarda: los descarta en el momento en que llegan, sin guardarlos en la base de datos, sin enviarlos a modelos de inteligencia artificial y sin registrar su contenido; solo queda registro técnico de que llegaron. NuvelLab no solicita el historial de chats de la aplicación del negocio. Si en el futuro NuvelLab llegara a usar esa información, actualizará esta política antes de hacerlo.

5. Datos sensibles

NuvelLab no está diseñado para almacenar historias clínicas, diagnósticos, datos biométricos, contraseñas de terceros ni otras categorías especiales que no sean necesarias para gestionar una cita.

Algunos servicios —por ejemplo, odontología, estética o bienestar— y las ausencias por incapacidad de los trabajadores podrían revelar indirectamente información relacionada con la salud. Los negocios deberán:

• limitar la información registrada a lo estrictamente necesario;
• no incluir diagnósticos, historias clínicas ni motivos médicos en conversaciones, notas de clientes o notas de ausencias;
• obtener autorización explícita cuando el tratamiento de datos sensibles sea indispensable;
• informar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

Las imágenes de los comprobantes de pago no se guardan en la base de datos de NuvelLab: de ellas solo se conservan la fecha, el banco, el número de referencia y el valor, que una persona del negocio verifica. La imagen permanece en el chat de la aplicación de WhatsApp Business del negocio y en los servidores de Meta, según las condiciones de Meta.

6. Datos de niños, niñas y adolescentes

NuvelLab no está dirigido directamente a menores de edad y no pretende recolectar sus datos sin autorización.

Cuando un negocio deba gestionar una cita para un menor, deberá hacerlo a través de su representante legal, respetar el interés superior del menor y limitar el tratamiento a la información indispensable. No deberán registrarse datos sensibles del menor salvo que exista una necesidad legítima, autorización válida y cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

7. Fuentes de los datos

Los datos pueden obtenerse:

• directamente del titular;
• del negocio que utiliza NuvelLab;
• de los mensajes enviados por WhatsApp;
• del perfil y del identificador de usuario de WhatsApp que Meta entrega junto con cada mensaje;
• de los mensajes que una persona del negocio envía desde la aplicación de WhatsApp Business, que Meta le reporta a NuvelLab;
• de la sincronización de contactos que Meta ofrece al conectar el número del negocio (sección 4.6);
• de la actividad del usuario dentro del panel;
• de sistemas técnicos de seguridad y diagnóstico.

8. Finalidades del tratamiento

Los datos se tratarán para:

1. Conectar la cuenta de WhatsApp Business del negocio con la plataforma y crear en ella las plantillas de mensaje que el servicio necesita.
2. Identificar el negocio al que se dirige un mensaje.
3. Identificar o crear el registro del cliente por su número telefónico o por su identificador de usuario de WhatsApp, y seguir reconociéndolo cuando activa un nombre de usuario.
4. Solicitar, registrar y conservar evidencia de la autorización.
5. Mantener el contexto de una conversación.
6. Responder consultas sobre servicios, precios, disponibilidad, horarios y políticas.
7. Crear, consultar, cancelar y reagendar citas.
8. Apartar citas que requieren anticipo, recibir los comprobantes y permitir que una persona del negocio los verifique.
9. Registrar pagos, anticipos, devoluciones y bonos de regalo en la caja del negocio.
10. Avisar al cliente sobre cambios en sus citas, cuando el negocio active esa función, y sobre el resultado de la verificación de su pago.
11. Permitir al negocio administrar clientes, servicios, trabajadores, horarios, ausencias y agenda.
12. Permitir al negocio unir dos fichas duplicadas de un mismo cliente (sección 13).
13. Actualizar el nombre, el correo o la fecha de nacimiento del cliente cuando este lo solicite o confirme.
14. Pasar la conversación a una persona del negocio cuando el asistente no puede resolverla o el cliente lo pide, y pausar el asistente en un chat cuando una persona del negocio responde desde la aplicación de WhatsApp Business.
15. Avisar al negocio, en el panel, cuando un chat necesita a una persona o hay un comprobante por verificar.
16. Detectar y evitar mensajes duplicados, fraude, abuso y accesos no autorizados.
17. Diagnosticar errores, controlar costos y mejorar la confiabilidad del servicio.
18. Elaborar estadísticas para el negocio sobre sus propias citas, clientes e ingresos, y estadísticas agregadas y anónimas sobre el funcionamiento de la plataforma.
19. Prestar soporte y atender peticiones, consultas y reclamos.
20. Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y de seguridad.

Los datos no serán vendidos.

NuvelLab no envía mensajes promocionales ni campañas. Las plantillas de WhatsApp que crea en la cuenta de cada negocio son de servicio, no de publicidad (sección 11). Si un negocio quisiera usar los datos de sus clientes con fines comerciales —por ejemplo, felicitaciones de cumpleaños con ofertas—, necesitará una autorización separada. La autorización para gestionar citas no se interpretará como autorización para recibir publicidad.

9. Autorización y consentimiento

Salvo las excepciones legales, el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada, obtenida por un medio que permita su consulta posterior.

9.1. Clientes que escriben por WhatsApp

La primera vez que un cliente escribe, antes de que el asistente procese su solicitud, recibe un aviso que indica:

• quién tratará sus datos: el negocio, con NuvelLab como encargado;
• qué datos se utilizarán y que se usa inteligencia artificial;
• para qué se utilizarán;
• el enlace a esta política;
• cómo pedir que se eliminen sus datos.

El silencio, la inacción o una respuesta ambigua no constituyen autorización. La aceptación debe manifestarse explícitamente, por ejemplo respondiendo “Sí, acepto”. Mientras no acepte, el asistente no atiende la solicitud y solo repite el aviso.

Antes de la autorización se guardan únicamente los datos indispensables para recibir el mensaje, identificar el negocio, responder con el aviso y registrar la decisión del titular: el número de teléfono, el identificador y, si Meta lo envía, el nombre de usuario de WhatsApp, el nombre del perfil de WhatsApp y el mensaje recibido con la referencia técnica de sus adjuntos. Estos datos no se envían al modelo de inteligencia artificial, no se usan para marketing y el mensaje se elimina en el plazo indicado en la sección 13.

La evidencia de autorización incluye número telefónico, fecha, hora, canal, texto del aviso, respuesta del titular e identificador técnico del mensaje.

9.2. Clientes registrados por el negocio desde el panel

Cuando el negocio registra a un cliente directamente en el panel, debe haber obtenido antes su autorización y declararlo al crear el registro. NuvelLab conserva quién hizo esa declaración y cuándo. La prueba de la autorización queda a cargo del negocio.

9.3. Usuarios del panel

Los propietarios y trabajadores aceptan esta política al activar su cuenta. NuvelLab conserva la versión aceptada y la fecha.

10. Uso de inteligencia artificial

NuvelLab utiliza modelos de inteligencia artificial de terceros para comprender solicitudes en lenguaje natural, interpretar fotografías, mantener conversaciones y seleccionar herramientas autorizadas de la plataforma. El proveedor principal es Anthropic (Claude); Google (Gemini) puede usarse como alternativa. En cada momento se usa uno solo de los dos.

Las notas de voz dependen del modelo en uso. Claude no procesa audio: mientras sea el modelo en uso, la nota de voz no se le envía ni se transcribe; el asistente solo sabe que el cliente envió una nota de voz. Cuando se usa Gemini, este escucha la nota de voz para responder y la transcribe a texto para guardarla en la conversación.

El asistente puede:

• consultar servicios, precios y disponibilidad;
• crear, cancelar o reagendar citas, con confirmación del cliente;
• apartar una cita que requiere anticipo e indicar cómo pagarlo;
• recibir el comprobante de pago y leer sus datos para que una persona del negocio lo verifique;
• transcribir notas de voz, cuando el modelo en uso puede hacerlo;
• actualizar el nombre, el correo o la fecha de nacimiento que el cliente le indique;
• pasar la conversación a una persona del negocio;
• registrar una solicitud de eliminación de datos;
• responder preguntas relacionadas con el negocio.

El asistente no puede:

• aprobar o rechazar pagos: esa decisión siempre la toma una persona del negocio;
• devolver dinero, otorgar créditos ni conceder descuentos;
• tomar decisiones con efectos jurídicos o discriminatorios;
• crear citas recurrentes;
• modificar el teléfono, la cédula, las notas internas o datos sensibles;
• ejecutar acciones importantes sin confirmación;
• utilizar datos de un negocio para responder a otro;
• inventar disponibilidad o resultados.

Las acciones que modifican información están limitadas por reglas de negocio, validaciones de la plataforma, aislamiento por negocio y confirmación del cliente. Si un cliente supera un número razonable de mensajes en poco tiempo, el asistente deja de responder y pasa la conversación a una persona. El titular puede pedir atención humana en cualquier momento.

Cuando una persona del negocio responde un chat desde la aplicación de WhatsApp Business, el asistente deja de responder en ese chat y lo retoma solo después de dos (2) horas sin mensajes de esa persona. Lo mismo ocurre cuando el asistente pasa el chat a una persona. Desde el panel, el negocio también puede tomar un chat o devolvérselo al asistente.

La información enviada a los modelos se limita a lo necesario para generar la respuesta y ejecutar la solicitud (sección 4.4). NuvelLab procurará configurar los servicios contratados para que los proveedores no usen los datos con fines incompatibles con la prestación del servicio, como el entrenamiento de sus modelos.

11. Encargados, proveedores y transmisiones

NuvelLab utiliza los siguientes proveedores tecnológicos para prestar el servicio:

• Supabase (servidores de Amazon Web Services en Estados Unidos): base de datos de la plataforma.
• Hostinger (servidor privado en Estados Unidos): alojamiento del servidor de la plataforma.
• Vercel: alojamiento de este sitio web y del panel.
• Anthropic (Claude): modelo de inteligencia artificial principal, incluida la interpretación de fotografías.
• Google (Gemini): modelo de inteligencia artificial alternativo; cuando se usa, también escucha y transcribe las notas de voz.
• Meta (WhatsApp Business Platform): recepción y envío de los mensajes de WhatsApp, conexión de la cuenta de WhatsApp Business de cada negocio y plantillas de mensaje.
• Resend: envío de correos de la plataforma, como invitaciones y cambios de contraseña, a los usuarios del panel.

Cada negocio tiene su propia cuenta de WhatsApp Business con Meta y acepta directamente las condiciones de Meta. NuvelLab, como proveedor de tecnología autorizado por Meta, se conecta a esa cuenta con el permiso que el negocio le otorga al conectarla desde el panel, y se comunica directamente con Meta para recibir y enviar los mensajes del asistente. El negocio sigue viendo y respondiendo sus chats en su aplicación de WhatsApp Business; esa aplicación y lo que guarda se rigen por las condiciones de Meta y no por esta política.

Con ese permiso, NuvelLab crea en la cuenta de WhatsApp de cada negocio las plantillas de mensaje que el servicio necesita: la confirmación o el rechazo de un pago y los avisos de cambios en una cita. Cuando han pasado más de 24 horas desde el último mensaje de un cliente, WhatsApp solo permite escribirle con una plantilla aprobada por Meta. Por eso los avisos de cambios de cita salen siempre como plantilla, y la confirmación o el rechazo de un pago salen como plantilla cuando ya pasaron esas 24 horas. Todas salen a nombre del negocio y desde su número, y le llegan al cliente a su número de teléfono o, si la plataforma no lo tiene, a su identificador de usuario de WhatsApp. Por ejemplo: “Hola Laura, recibimos tu pago y tu cita en Spa Prueba del jueves 22 de octubre a las 3:00 pm quedó confirmada”.

Estos proveedores tratan datos únicamente para prestar los servicios contratados, bajo sus condiciones de seguridad, privacidad y confidencialidad. Si NuvelLab incorpora o reemplaza un proveedor que reciba datos personales, actualizará esta lista.

Varios de estos proveedores procesan información fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Cuando exista una transmisión nacional o internacional de datos a un Encargado, se adoptarán contratos u otros instrumentos que definan:

• alcance y finalidades del tratamiento;
• obligaciones de seguridad y confidencialidad;
• tratamiento conforme a las instrucciones del Responsable;
• restricciones de uso y divulgación;
• mecanismos para atender los derechos de los titulares;
• devolución, eliminación o disposición de la información al finalizar el servicio.

NuvelLab no autoriza a los proveedores a utilizar los datos para finalidades propias incompatibles con las descritas en esta política.

12. Seguridad y confidencialidad

NuvelLab adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, entre ellas:

• autenticación con contraseñas cifradas de forma irreversible y sesiones que vencen y se renuevan;
• control de acceso por rol dentro de cada negocio;
• separación de la información por negocio en la plataforma y en la base de datos;
• cifrado en tránsito mediante HTTPS;
• almacenamiento restringido de credenciales y secretos;
• cifrado de la credencial de acceso a la cuenta de WhatsApp de cada negocio;
• verificación de la firma de Meta en cada mensaje que llega de WhatsApp: lo que no viene firmado por Meta se rechaza sin leerse;
• identificación del negocio al que va cada mensaje por el número de WhatsApp que lo recibe, nunca por lo que escribe el cliente;
• límites de uso para prevenir abusos;
• validación de datos de entrada;
• registro de errores sin incluir el contenido de los mensajes;
• copias de seguridad según las capacidades de los proveedores;
• actualización de dependencias y revisión de vulnerabilidades;
• minimización de los datos enviados a modelos de inteligencia artificial.

Ningún sistema es completamente infalible. En caso de un incidente que pueda comprometer datos personales, NuvelLab investigará, mitigará sus efectos, informará al negocio afectado y realizará los reportes exigidos por la normativa aplicable.

Solicitudes de autoridades públicas

Si una autoridad pública solicita datos personales tratados mediante NuvelLab, el Responsable:

• verificará que la solicitud provenga de una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o de una orden judicial, como lo exige el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
• rechazará o controvertirá por las vías legales disponibles las solicitudes que no cumplan esos requisitos;
• entregará únicamente la información estrictamente necesaria para atender la solicitud;
• dejará registro de cada solicitud, la respuesta dada, su fundamento legal y las personas que intervinieron;
• cuando los datos pertenezcan a los clientes de un negocio, se lo informará a ese negocio, salvo que la ley o la autoridad lo prohíban.

13. Conservación y eliminación

Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades autorizadas, la relación contractual y las obligaciones legales aplicables. Estos son los plazos que aplica la plataforma:

• Conversaciones con el asistente, incluidas las transcripciones de notas de voz y los mensajes cruzados con una persona del negocio: se eliminan cuando el cliente lleva noventa (90) días sin escribir. Las fotografías y notas de voz no se guardan.
• Mensajes recibidos pendientes de procesar, incluidos los que llegan antes de la autorización: se eliminan a los treinta (30) días.
• Métricas técnicas del asistente: se eliminan a los ciento ochenta (180) días.
• Sesiones y enlaces de acceso vencidos o usados: se eliminan a los siete (7) días.
• Clientes eliminados, por solicitud propia o del negocio: el registro queda desactivado durante noventa (90) días, en los que el negocio puede restaurarlo si la eliminación fue un error. Al terminar ese plazo se borran su nombre, teléfono, identificador y nombre de usuario de WhatsApp, correo, cédula, fecha de nacimiento, notas, etiquetas, conversaciones, los datos leídos de sus comprobantes y los datos personales de sus bonos.
• Citas, pagos y movimientos de caja de un cliente eliminado se conservan asociados a un “Cliente eliminado”, sin datos que lo identifiquen, porque forman parte de la contabilidad del negocio.
• Fichas duplicadas que el negocio une: las citas, los pagos, la conversación y demás información de las dos fichas pasan a una sola, y la ficha duplicada se elimina.
• Avisos del panel: se eliminan a los noventa (90) días.
• Evidencia de la autorización: se conserva mientras puedan surgir obligaciones o reclamaciones relacionadas con el tratamiento.
• Copias de seguridad: la información puede permanecer en ellas hasta cumplir el ciclo de rotación del proveedor.
• Chats en la aplicación de WhatsApp Business del negocio: no los guarda ni los controla NuvelLab. Permanecen en los dispositivos del negocio y en los servidores de Meta según las condiciones de Meta, y borrarlos le corresponde al negocio.
• Datos de un negocio que deja de usar NuvelLab: el negocio puede descargar su información desde el panel; después, NuvelLab la elimina de sus sistemas activos cuando el negocio lo solicite o según lo acordado en su contrato.
• Información contable, contractual o de seguridad: se conserva durante los plazos legales correspondientes.

Las bases de datos de NuvelLab estarán vigentes mientras se preste el servicio. La eliminación podrá limitarse cuando los datos sean necesarios para ejercer derechos, cumplir obligaciones legales, investigar fraude o resolver controversias.

14. Derechos de los titulares

El titular tiene derecho a:

1. Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
3. Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
4. Presentar consultas y reclamos.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando sea procedente.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.
7. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente ante el Responsable o Encargado.
8. Solicitar información sobre el tratamiento realizado mediante sistemas de inteligencia artificial.

La revocatoria o supresión no será procedente cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.

15. Canales y procedimiento para ejercer derechos

15.1. Clientes de un negocio

• Eliminar sus datos: escribiendo “eliminar mis datos” en el WhatsApp del negocio y confirmando la solicitud. Las citas futuras se cancelan; si había un anticipo pagado, su devolución depende de la política del negocio. Esto elimina lo que guarda NuvelLab; el chat que el negocio conserva en su aplicación de WhatsApp Business debe borrarlo el negocio.
• Conocer, corregir o recibir una copia de sus datos: ante el negocio con el que mantiene la relación, que puede consultarlos, corregirlos y descargarlos desde el panel.
• Por correo: escribiendo a nuvellaboficial@gmail.com e indicando el nombre del negocio. NuvelLab trasladará o coordinará la solicitud con el negocio.

15.2. Usuarios del panel y demás titulares

Las solicitudes deberán enviarse a:

• Correo: nuvellaboficial@gmail.com, con el asunto “Solicitud de protección de datos personales”
• WhatsApp: +57 321 490 5373

La solicitud debe contener:

• nombre del titular;
• datos de contacto para recibir respuesta;
• descripción clara de la consulta, corrección, actualización, revocatoria o supresión;
• información que permita localizar los datos;
• documentos que acrediten identidad o representación, cuando corresponda.

15.3. Plazos

Las consultas serán respondidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día posterior a su recepción. Si no fuera posible atenderlos dentro de ese término, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará su corrección conforme a los plazos establecidos por la normativa vigente.

16. Cookies y almacenamiento en el navegador

Este sitio web no usa cookies ni almacenamiento en el navegador, no incluye herramientas de analítica ni de publicidad y sirve sus propias tipografías, sin cargar recursos de terceros.

El panel guarda en el navegador únicamente lo estrictamente necesario para funcionar:

• los datos de la sesión iniciada;
• el idioma elegido;
• preferencias de visualización, como el tema claro u oscuro o la vista de la agenda.

Si el usuario lo permite en su navegador, el panel también muestra notificaciones del navegador con los avisos del negocio.

Conexión del WhatsApp del negocio: cuando el propietario conecta su número desde Configuración → WhatsApp, el panel carga en ese momento el SDK de JavaScript de Facebook (connect.facebook.net) y abre una ventana de Meta para iniciar sesión y autorizar la conexión. Ese SDK no se carga en ninguna otra parte del panel ni en este sitio web, y solo lo usan los propietarios de los negocios en ese paso. Mientras se usa, Meta puede instalar sus propias cookies y recibir datos técnicos del navegador, según sus propias políticas.

NuvelLab no utiliza cookies publicitarias. Si en el futuro se incorporan herramientas analíticas o publicitarias no esenciales, se informará al usuario y se solicitará el consentimiento correspondiente cuando sea necesario.

17. Enlaces y servicios de terceros

Este sitio y la plataforma contienen enlaces a servicios de terceros, como WhatsApp, y el panel abre la ventana de Meta para conectar el WhatsApp del negocio. Al usarlos, las prácticas de esos terceros se rigen por sus propias políticas. NuvelLab selecciona proveedores razonables, pero no controla las finalidades independientes que un tercero pueda realizar fuera de la prestación contratada.

18. Modificaciones a esta política

NuvelLab podrá modificar esta política para reflejar cambios legales, técnicos o comerciales.

Cuando el cambio sea sustancial o implique una nueva finalidad, se informará por medios razonables y se solicitará una nueva autorización cuando sea exigible. La versión vigente indicará su número y fecha de actualización y estará disponible en https://www.nuvellab.cloud/politica-de-tratamiento-de-datos (también en https://www.nuvellab.cloud/privacidad).

19. Vigencia

La primera versión de esta política entró en vigor el 10 de julio de 2026. Esta versión 1.2 rige desde el 21 de octubre de 2026 y permanecerá vigente mientras NuvelLab realice tratamiento de datos personales.